Industrie 4.0 ist die Zukunft. Geräte werden smart und können per Internet oder einem sonstigen Netzwerk miteinander kommunizieren. Sieht man sich an, wie der deutsche Mittelstand darauf vorbereitet ist, dann kann man sagen, dass sich viel getan hat. Allerdings sind zahlreiche Kleinunternehmen noch weit davon entfernt das Optimum herauszuholen. Wir zeigen daher einige wichtige Grundregeln auf, mit denen Ihnen dieses Unterfangen gelingt.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen - Erfolgsfaktoren
Der erste Anspruch, der an die Digitalisierung gestellt wird ist, dass neue Software Prozesse beschleunigen soll. Es ist zum Beispiel möglich, dass in einer Firma jeden Monat 20 Stunden anfallen, um die Produktion zu planen. Ein Programm dagegen schafft es in 30 Minuten und der Algorithmus verbessert sogar den Output. Klare Sache, genau das soll IT leisten. Daher: Kaufen, kaufen, kaufen!
Der zweite Anspruch ist Integration. Bedeutet in der Praxis, dass ein Tool es schaffen soll möglichst viele Funktionen abzudecken, oder mit anderen Tools reibungslos zusammenzuarbeiten. Musterbeispiel hierfür wäre es, wenn Sie Lotus Notes kaufen, um E-Mails zu archivieren und leicht wieder auffindbar zu machen. Dieses Programm ermöglicht es Dokumente systematisch in einer Datenbank zu speichern und mit Zusatzinfos zu versehen. Zudem können zusammengehörige Dateien als solche markiert werden. Besonderheit ist, dass mit der Erweiterung Notes2conf eine Verbindung zu Videokonferenz-Lösungen wie Microsoft Teams, Zoom oder Webex möglich ist. Das spart unheimlich viel Zeit dabei, dass sich Mitarbeiter organisieren, ohne dass man zwischen verschiedenen Tools hin und her wechseln muss. Hier im Video ist das Programm zu sehen. Es zeigt, was gute Integration bei einer Software leisten kann:
Die dritte Komponente ist die Technologie für Datenkompression. Zahlreiche Firmen lagern ihre Server mittlerweile in die Cloud aus und nutzen keine eigenen Server. Dort wiederum wird häufig nach Auslastung und Speicherplatz abgerechnet. So viele Giga- oder Terrabyte liegen dann jahrelang im digitalen Archiv herum und produzieren so Unmengen an Kosten. Werden sie mit modernster Technik komprimiert, dann reduzieren sich natürlich die Ausgaben nachhaltig.
Viertes Kriterium ist die Zusammenführung möglichst vieler Daten im ERP System - die Königsdisziplin. Firmen müssen von Gesetzes Wegen her eine Buchführung aufrechterhalten. Ideal ist es, wenn jeder Beleg in der Firma mit Daten versehen werden kann. Im Falle einer Rechnung so etwas wie: Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, Datum, Kreditorennummer, Sachkonto, Kostenstelle, Innenauftrag, Materialmenge usw. Durch die Digitalisierung erreichen Sie dann nicht nur eine sofortige, gesetzeskonforme Archivierung. Sie sorgen auch dafür, dass alle Daten aus der Rechnung automatisch richtig verbucht werden. Zudem aber auch, dass der Einkauf automatisch eine Übersicht der Bewegung im Materiallager erhält. Dann weiß auch der Vertrieb, wie schnell eine Bestellung vom Kunden ausgeliefert werden kann. Je mehr solcher Vorgänge sie mit Hilfe von Schnittstellen ins ERP-System übertragen können, umso besser wird Ihre Firma organisiert sein. Umso weniger Abstimmungsfehler wird es zwischen Abteilungen geben. Und umso besser wird das Zahlenmaterial sein, auf das Sie für Auswertungen zurückgreifen können. Dafür ist es jedoch notwendig, dass ein Tool einen frei konfigurierbaren Datenexport erlaubt, am besten in Form einer datenbankartigen Tabelle, wie zum Beispiel in Excel.