Büroausstattung zu kaufen war lange Zeit der übliche Weg, um seine Räumlichkeiten einzurichten. Heute geht der Trend eher zum Leasing. Mal zahlt nur für die Benutzung der Ausstattung. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Bilanz wird nicht unnötig belastet, die Leasingraten sind gut zu kalkulieren und wenn die alten Geräte und Möbel nicht mehr benötigt werden, dann können Sie durch neue ersetzt werden.
Was es speziell beim Drucker Leasing zu beachten gilt, wollen wir im Folgenden ein wenig beleuchten.
Drucker sind in ihrem Funktionsumfang in den letzten Jahren deutlich erweitert worden. Wer sich noch an die ersten Drucker erinnern kann, die im Heimbereich Einzug hielten, wird sie in eher schlechter Erinnerung haben: Teuer, laut und das Druckbild noch eher schlecht und ausgefranst. Aber es war im Vergleich zur Schreibmaschine ein deutlicher Fortschritt. Oft war es auch die einzige Möglichkeit, Informationen dauerhaft zu sichern, da Speicherplatz am Computer teuer war oder die Möglichkeit gänzlich fehlte.
Heutige Drucker sind weit mehr, als die früheren Geräte. Praktisch zum Standard geworden sind Multifunktionsgeräte. Diese können nicht nur drucken, sondern auch scannen. Durch die Kombination dieser beiden Eigenschaften wird dadurch auch die Funktion eines Kopierers erreicht. Druckgeschwindigkeit und Auflösung sind kein Vergleich mehr, zu den Dinosauriern früherer Tage.
Zusätzliche Annehmlichkeiten, wie (kabellose) Netzwerkverbindung, drucken via Smartphone und vieles mehr waren vor 40 Jahren nur absoluten Profigeräten vorbehalten oder Zukunftsmusik.
Diese neuen Multifunktionsgeräte sind um Vergleich zu früher deutlich günstiger geworden. Trotzdem stellen große Profigeräte eine nicht unerhebliche Ausgabe für Unternehmen dar. Auch die Wartungskosten und laufenden Kosten müssen beachtet werden.
Deshalb ist der Trend, Drucker zu leasen aufgekommen. Was seit vielen Jahren im KfZ-Bereich üblich ist, wird mittlerweile in vielen Bereichen praktiziert.
Die Vorteile des Leasings liegen auf der Hand:
- Die Drucker müssen nicht in der Bilanz stehen, da diese nicht gekauft wurden. Leasingraten sind Betriebsausgaben und somit vollständig steuerlich absetzbar. Umständliche Abschreibungen entfallen.
- Der Kauf eines Druckers würde die Liquidität schmälern. Mit dem Leasing erkauft man sich Liquidität, in dem man die Ausgaben über die Nutzungsdauer verteilt. Dies kann gerade bei Start-Ups interessant sein, da die anfänglichen Mittel besonders sparsam eingesetzt werden sollten.
- Kurzzeitleasing hat den Vorteil, dass man bei temporären Niederlassungen genau kalkulieren kann. Wird die Niederlassung wieder aufgegeben (etwa weil es sich um ein zeitlich begrenztes Projekt handelt), dann bleibt man nicht auf den Druckern "sitzen".
In eine ähnliche Kerbe schlägt die Vermietung von Druckern. Diese sind buchhalterisch und rechtlich ein wenig anders einzuordnen, haben aber auch den Vorteil, die Liquidität des Unternehmers zu schonen.