Ob Behörde oder Unternehmen. In den meisten Organisationen gibt es regelmäßig wiederkehrende Sachverhalte, die mit Hilfe von Formularen dokumentiert werden müssen. Hier können Sie sich das Leben einfacher machen, indem Sie entsprechende Formulare oder Anträge als PDF Formular hinterlegen. Wir erklären, wie das geht und was das bringt?
Was sind PDF Formulare?
Ein PDF Formular ist eine Kombination aus der Sicherheit, die ein PDF bietet und die Möglichkeit das Format als Eingabeblatt zu nutzen.
Das Dateiformat PDF wurde erfunden, um Dokumente unabänderlich zu machen und sicherzustellen, dass niemand daran Änderungen vornimmt. So können zum Beispiel Verträge verschickt werden, bei denen man sicher kann, dass die andere Partei nicht unbemerkt Veränderungen vornimmt.
Formulare wiederum sind dafür da, damit bestimmte Vorgängen nach dem gleichen Schema erfasst werden und dass alle notwendigen Daten dafür eingetragen werden.
Glücklicherweise ist es in der IT möglich PDF-Dateien so zu gestalten, dass bestimmte Bereiche gesperrt sind und dass andere wiederum für eine Eingabe am Rechner offen sind. So können Anträge direkt am PC ausgefüllt werden. Anschließend werden sie gedruckt und müssen nur noch unterschrieben oder gestempelt werden. Das ist schon eine Erleichterung. Zum einen geht es deutlich schneller als mit Stift auszufüllen. Zum anderen ist es für den Empfänger leichter das Geschriebene zu lesen.
Wie erstellt man PDF Formulare?
Um ein Formular zu erstellen verwendet man eine Software, wie zum Beispiel Adobe Acrobat DC. Dort können Sie ein Word Dokument in ein PDF umwandeln oder eines einscannen.
Anschließend können Sie im Adobe DC grafisch Feldbereiche markieren, wo die Eingaben erfolgen sollen. Hier können Sie dann bestimmte Parameter und Bedingungen festlegen. Zum Beispiel, ob nur Zahlen eingegeben werden können oder wie viele Zeichen es sein dürfen.
Wenn das erfolgt ist, dann können Sie das Dokument als Datei speichern und für andere Freigeben. Nun kann das File auf ein zentrales Laufwerk gelegt, ins Intranet oder in das Web hochgeladen werden. Die Nutzer werden es Ihnen auf jeden Fall danken. Denn kaum etwas ist so sehr Zeitverschwendung im Leben wie das unnütze Ausfüllen von Formularen.
Eine gute Alternative zum Adobe Verfahren bietet das Textverarbeitungsprogramm von Open Office. Dort können Sie zuerst das File erstellen und dann daraus ein PDF machen. Im Gegensatz zu MS Word können Sie das jedoch so machen, dass die interaktiven Eingabefelder erhalten bleiben. Das spart natürlich Geld, denn die Tools kosten immerhin einiges.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass PDF Formulare eine wirklich exzellente Möglichkeit sind, um Mitarbeitern oder Behörden das Leben einfacher zu machen. Mit Ihrer Hilfe lassen sich Dokumente zentral verwalten und in einer Organisation immer einheitlich halten.