HCL Notes hat eine bewegte Geschichte hinter sich. Früher mal als Lotus Notes bekannt, wurde es später zu IBM Notes, und nun gehört es zur Firma HCL Technologies. Großer Vorteil von Notes ist, dass es ein dokumentenorientiertes Datenbanksystem bietet, das eng an die E-Mails angebunden ist. Damit unterscheidet es sich von relationalen Datenbanken. Mit Notes lassen sich Dokumente miteinander so verbinden, dass zusammengehörige Files schnell wiedergefunden und ausgewertet werden können. Leider gibt es bisher eine winzige Schwachstelle. Es bietet keine integrierte Lösung für Videokonferenzen. Das könnte sich nun zumindest in gewisser Weise ändern.
Videokonferenzen mit Notes oragnisieren
HCL Notes wird in Unternehmen und Organisationen eingesetzt, in denen wichtige Dokumente gut auffindbar abgelegt werden müssen. Dafür gilt die Software als optimal, da sie relativ einfach zu bedienen ist. Viele verwenden es dafür, um E-Mails zu archivieren. Aber in Wirklichkeit kann es viel mehr. Deswegen ist es weltweit sehr verbreitet und erfreut sich einer hohen Nachfrage.
Gerade deshalb ist es ärgerlich, dass keine Videokonferenzlösung enthalten ist, die einen ähnlichen Umfang bietet wie Zoom, MS Teams oder WebEx und ähnliche. Vorhanden ist lediglich eine Version von "Sametime", aber dessen Leistungsfähigkeit ist mit den anderen nicht auf der gleichen Ebene.
In Zeiten der Covid-19-Krise hat sich jedoch das Thema Videokonferenz zu einem elementaren Bestandteil der täglichen Arbeit entwickelt. Regelmäßige Videochats mit den Kollegen gehören nun zum Arbeitsalltag.
Für Notes-Anwender bedeutet dies, dass sie ihre Oberfläche verlassen und Termine mit den Zugangsdaten für Konferenzen in einem der obigen Anwendungen erstellen müssen. Das kostet Zeit. Je mehr Konferenzen, umso teurer wird das Vergnügen.
Wer solche Zeitfresser beseitigen möchte, der hat nun die Möglichkeit ein Microsoft Teams Plugin for IBM Notes zu installieren. Damit wird das Problem zwar nicht gelöst, dass keine eigene Lösung für Videomeetings erschaffen wird. Dennoch ist es sehr nützlich, denn mit dieser Zusatzsoftware lassen sich Termine direkt in Notes erstellen. Dabei hinterlegt das Gateway direkt alle notwendigen Daten für die Teilnehmer. Mit dem Plugin können mehrere unterschiedliche Lösungen zum Einsatz kommen. Sowohl Zoom, MS Teams, WebEx oder Go2Meeting sind möglich.
Unter dem Strich liegt die Einsparung in einem Bereich, der auf Dauer doch beträchtlich ist. Mit einem Klick einen Termin zu organisieren, wo alle Zugangsdaten für Teilnehmer automatisch hinterlegt werden, das spart auf jeden Fall ein paar Minuten für mehrere Mitarbeiter. Je öfter solche Konferenzen stattfinden, umso größer ist der Vorteil. Und wie es aussieht, wird sich Corona nachhaltig auf den Arbeitsalltag auswirken. Nämlich dahingehend, dass Homeoffice häufiger genutzt wird als früher. Somit bleiben Videokonferenzen in rauen Mengen nicht aus.